©Thomas Mohn
v.l.n.r.: Guy Malachi, Silke Sommer, Katharina von Stauffenberg
Interview mit Dr. Katharina von Stauffenberg von comuneo UG
Steigende Defizite und wachsende Aufgaben: Immer mehr Kommunen stehen vor der Frage, wie sie handlungsfähig bleiben. Das Münsteraner Start-up comuneo gibt ihnen dafür eine digitale Plattform an die Hand, die strategische Steuerung, Umsetzung und Wirkungsmessung zusammenführt, damit knappe Mittel gezielt dort wirken, wo sie am meisten bewegen. Im Interview spricht Dr. Katharina von Stauffenberg über ihre Motivation, die Herausforderungen im GovTech-Bereich und ihre Vision einer wirkungsorientierten Verwaltung.
Idee und Motivation
Wie entstand die Idee zu comuneo – und welches Problem in Kommunen und Verwaltungen wolltet ihr damit lösen?
Dr. Katharina von Stauffenberg: Die Idee zu comuneo ist aus meiner Forschung entstanden. In meiner Promotion zu Staatstransformation und nachhaltiger Entwicklung stieß ich auf Neuseeland: Die Regierung dort misst das Wohlbefinden der Bevölkerung anhand von über 100 Indikatoren und richtet ihren Haushalt danach aus – das sogenannte Wellbeing Budget. Diese direkte Verbindung von Daten, Wirkung und Steuerung hat mich nicht mehr losgelassen.
In unseren Verwaltungen begegnet uns oft ein strukturelles Problem: Es gibt hervorragende, ambitionierte Ziele, aber im Alltag klafft eine Lücke bei der Umsetzung der konkreten Maßnahmen. Weil Vorhaben meist isoliert in fragmentierten Excel-Tabellen verwaltet werden und die passenden Indikatoren fehlen, um den Fortschritt datenbasiert zu messen. Dadurch bleibt oft unklar, ob eine Maßnahme überhaupt auf das übergeordnete Ziel einzahlt und das eingesetzte Budget die beabsichtigte Wirkung erzielt. Genau hier setzen wir an: comuneo führt Ziele, Maßnahmen und Indikatoren mit dem Haushalt auf einer Plattform zusammen, damit Verwaltungen fundierte, datenbasierte Entscheidungen treffen und ihre Kommune wirkungsorientiert steuern können.
Was hat euch motiviert, eure Erfahrungen aus Beratung, Digitalisierung und Softwareentwicklung zu bündeln und ein GovTech-Unternehmen zu gründen?
Dr. Katharina von Stauffenberg: Bei uns dreien kam einfach zusammen, was zusammengehört: Silke bringt die Perspektive des agilen, digitalen Produktmanagements und der Organisationsentwicklung mit, Guy die technische Tiefe als Softwareentwickler und ich den wissenschaftlichen Hintergrund in der Staatstransformation und Beratungsexpertise. Uns treibt die Überzeugung an, dass der öffentliche Sektor das Fundament unseres täglichen Lebens bildet. Die Menschen dort leisten essenzielle Arbeit und haben Werkzeuge verdient, die auf ihren Arbeitsalltag zugeschnitten und intuitiv sind, statt veralteter, fragmentierter oder Standard-Software aus der Privatwirtschaft, die an den Verwaltungsstrukturen vorbeigeht oder schwer nutzbar ist. Es ist unglaublich motivierend, Technologie mit einem so spürbaren gesellschaftlichen Mehrwert zu entwickeln.
Warum habt ihr euch entschieden, comuneo in Münster aufzubauen? Welche Rolle haben das regionale Start-up-Ökosystem und die Universität Münster für eure Entwicklung gespielt?
Dr. Katharina von Stauffenberg: Münster war für uns als Team eine persönliche Wahl, da wir alle drei hier leben. Aus Start-up-Perspektive hat sich die Region als idealer Ausgangspunkt erwiesen. Unsere Reise begann im REACH EUREGIO Start-up Center, das uns mit der Universität Münster vernetzt hat. In Kooperation mit dem Lehrstuhl „Digitale Innovation und der öffentliche Sektor“ konnten wir StartupTransfer.NRW einwerben und comuneo gemeinsam aufbauen. Der Digital Hub münsterLAND hat uns im Accelerator-Programm strategisch begleitet, und der Münsterland e.V. verschaffte uns durch eine Gründungsstory früh wertvolle Sichtbarkeit. Dieses engmaschige Ökosystem bietet ein fantastisches Fundament, und die hohe Lebensqualität in Münster ist zudem ein starkes Argument beim Recruiting von Talenten.
Technologie und Innovation
Was unterscheidet comuneo von klassischen Projektmanagement-Tools, Excel-Lösungen oder anderen Verwaltungssoftwares?
Dr. Katharina von Stauffenberg: Klassische Projektmanagement-Tools sind darauf ausgelegt, Aufgabenlisten abzuhaken. Sie beantworten jedoch nicht die Kernfrage der Verwaltung: Erreichen wir mit diesen Maßnahmen unsere strategischen Ziele und entfalten wir die gewünschte Wirkung?
Der entscheidende Unterschied von comuneo ist die konsequente Wirkungsorientierung. Keine Maßnahme steht bei uns isoliert; sie ist immer mit übergeordneten Zielen, Indikatoren und einer logischen Wirkungskette verknüpft. Unser Maßnahmencheck bewertet Vorhaben standardisiert nach Zielbeitrag, Einfluss auf Indikatoren und Machbarkeit. So sehen Verantwortliche sofort, ob ihre Planung ausreicht, um die gesteckten Ziele im Rahmen der verfügbaren Ressourcen zu erreichen. Da Steuerung untrennbar mit Finanzen verbunden ist, verknüpfen wir diese Logik mit dem kommunalen Haushalt, sodass er zu einem wirkungsorientierten Steuerungsinstrument wird. Da comuneo die Sprache und Logik der Verwaltung von Grund auf abbildet, finden sich die Anwenderinnen und Anwender sofort zurecht und können selbst hochkomplexe Zusammenhänge intuitiv steuern. Das leistet in dieser Tiefe bisher keine andere Verwaltungssoftware.
Verwaltungen gelten oft als anspruchsvolles Umfeld für digitale Innovationen. Welche Herausforderungen seid ihr bei Entwicklung und Einführung eurer Lösung begegnet?
Dr. Katharina von Stauffenberg: Die größte Herausforderung liegt selten in der Technologie selbst, sondern darin, Vertrauen aufzubauen und den Realitäten des Verwaltungsalltags gerecht zu werden. Der öffentliche Sektor muss zu Recht hochgradig verantwortungsvoll agieren. Hier geht es um Steuergelder, Datenschutz und strikte Rechenschaftspflichten. Ein Feature kann technisch noch so elegant sein; wenn es nicht in die Strukturen und Prozesse eines Fachbereichs passt, stiftet es keinen Nutzen.
Außerdem erfordern demokratische Prozesse und Haushaltsplanungen lange Entscheidungszyklen. Als junges Unternehmen muss man finanziell so vorausschauend planen, dass man diese Phasen stabil überbrücken kann. Gleichzeitig erleben wir in den Rathäusern enorm viele engagierte Menschen, die digitale Veränderungen aktiv vorantreiben wollen. Sie innerhalb ihrer gewachsenen Strukturen wirksam zu unterstützen, sehen wir als unsere Hauptaufgabe.
Wie wichtig ist die enge Zusammenarbeit mit Kommunen bei der Weiterentwicklung eurer Plattform?
Dr. Katharina von Stauffenberg: Sie ist das absolute Fundament unserer Produktentwicklung. comuneo basiert auf den Erkenntnissen aus hunderten Gesprächen mit Praktikerinnen und Praktikern aus der Verwaltung. Auch heute entwickeln wir nichts im stillen Kämmerlein, sondern hören in jedem Kundenaustausch genau hin und lassen das Feedback strukturiert in unsere Software einfließen. Wichtige Module – wie beispielsweise unser Finanzcontrolling – sind als direkte Antwort auf die konkreten Herausforderungen entstanden, die uns aus den Kommunen gespiegelt wurden. Wir bauen diese Plattform partnerschaftlich und auf Augenhöhe mit den Menschen, die täglich damit arbeiten.
Gründung und Aufbau
Der öffentliche Sektor hat lange Entscheidungszyklen und besondere Anforderungen. Wie gewinnt man als junges Start-up das Vertrauen von Verwaltungen?
Dr. Katharina von Stauffenberg: Im kommunalen Sektor ist Vertrauen die wichtigste Währung, und das entsteht vor allem durch verlässliche Referenzen. Wenn eine Verwaltung sieht, dass vergleichbare Kommunen bereits erfolgreich mit uns arbeiten, sinkt die Eintrittsbarriere erheblich. Die größte Herausforderung war es, die allererste Kommune zu überzeugen. Wir hatten das Glück, eine besonders innovationsfreudige Mittelstadt aus NRW als Pilotpartner zu gewinnen, die comuneo mit großem Engagement mit uns entwickelt hat.
Danach haben wir gezielt Kommunen unterschiedlicher Größenordnungen und unterschiedlichste Fachbereiche an Bord geholt, um zu belegen, dass die Plattform universell funktioniert. Zudem machen wir den Einstieg bewusst einfach: Wir empfehlen, mit einem einzelnen Fachbereich oder Thema zu starten und die Lösung zu pilotieren, statt direkt einen überfordernden Gesamt-Rollout anzustreben. Vertrauen wächst Schritt für Schritt. Mittlerweile profitieren wir stark von aktiven Weiterempfehlungen der Verwaltungen.
Wie habt ihr eure Finanzierung aufgestellt? Welche Rolle spielten Förderprogramme wie StartupTransfer.NRW oder andere Unterstützungsangebote?
Dr. Katharina von Stauffenberg: Wir setzen auf eine tragfähige Mischung. Förderprogramme sind für uns essenziell, weil sie uns den nötigen Innovationsspielraum geben, um gemeinsam mit Verwaltungen an zukunftsweisenden Lösungen zu arbeiten, die sich nicht vom ersten Tag an rein marktwirtschaftlich tragen müssen. Mit StartupTransfer.NRW konnten wir die Brücke von der Forschung zum Markt schlagen. Aktuell befinden wir uns in den letzten Zügen des Bewerbungsprozesses für eine weitere Förderung, um gemeinsam mit Pilotkommunen und Partnerorganisationen ein spezielles Modul für den wirkungsorientierten Haushalt zu entwickeln.
Strategisch und finanziell abgesichert wird unser Wachstum zudem durch eine erfolgreiche Finanzierungsrunde mit der NRW.BANK sowie erfahrenen Business Angels. Gleichzeitig finanzieren wir uns zunehmend und nachhaltig über die Software-Lizenzen unserer Kunden.
Erfolge und Zukunft
Auf welchen Meilenstein seid ihr bislang besonders stolz? Gibt es eine Kommune oder ein Projekt, bei dem ihr den Mehrwert von comuneo besonders deutlich gesehen habt?
Dr. Katharina von Stauffenberg: Besonders stolz macht uns, dass comuneo den Status eines reinen Software-Tools hinter sich gelassen hat und heute schon als strategisches Steuerungs-Instrument auf höchster Ebene eingesetzt wird.
Den Mehrwert sehen wir aktuell ganz konkret bei einer Kommune, die ihr Haushaltssicherungskonzept (HSK), also den strikten Sanierungsplan zum Abbau des Defizits, über comuneo steuert. In solchen Extremsituationen steht jede einzelne Ausgabe auf dem Prüfstand und es müssen Erfolge nachgewiesen werden. Mit unserem Maßnahmencheck leisten wir genau das: Wir zeigen datenbasiert, welche Sparmaßnahmen und Projekte den Haushalt entlasten und welche Fortschritte erzielt werden. Das Vertrauen in unsere Plattform war dort so groß, dass der Verwaltungsvorstand und die Politik sofort eigene Zugänge haben wollten, um die Entwicklung mitzuverfolgen. comuneo versachlicht an dieser Stelle die oft hochemotionalen Debatten.
Dass wir diesen Nerv treffen, merken wir auch in anderen Kommunen. Erst kürzlich reagierte eine Ansprechpartnerin bei der Vorstellung des Maßnahmenchecks mit den Worten: „Das ist so eine mächtige und wichtige Funktion! Da kriege ich Gänsehaut!“ Die Kombination aus dieser tiefen Begeisterung im Arbeitsalltag und dem strategischen Nutzen für die Verwaltungsspitze ist unser schönster Meilenstein. Es beweist: Wir geben Kommunen in Zeiten maximalen Spardrucks ihre Handlungsfähigkeit zurück.
Welche Rückmeldungen erhaltet ihr von den Verwaltungen, die bereits mit comuneo arbeiten?
Dr. Katharina von Stauffenberg: Das schönste und häufigste Feedback ist: „Man merkt sofort, dass diese Plattform speziell für uns und unsere Strukturen entwickelt wurde.“ Verwaltungen sind es oft gewohnt, sich an Software anpassen zu müssen, die für die Privatwirtschaft gebaut wurde. Bei comuneo erleben sie das Gegenteil. Das verändert auch die Kultur: Diskussionen werden deutlich sachlicher und lösungsorientierter, weil datenbasiert transparent wird, was machbar ist und was nicht.
Mittlerweile müssen wir die Software oft gar nicht mehr tiefgehend erklären. Die Verantwortlichen finden sich im Aufbau direkt wieder, sehen den Mehrwert sofort und schätzen die spielerische Leichtigkeit, mit der komplexe Zusammenhänge in einem einzigen System abgebildet werden. Neben diesem positiven Zuspruch nutzen wir natürlich auch kritisches Feedback gezielt für unsere Weiterentwicklung. Was uns immer wieder gespiegelt wird, ist die Zusammenarbeit auf Augenhöhe – dass wir wirklich zuhören, die Herausforderungen verstehen und uns kümmern.
Welche Vision verfolgt ihr für comuneo in den kommenden Jahren? Wie sieht für euch die Verwaltung der Zukunft aus?
Dr. Katharina von Stauffenberg: Unsere Vision ist eine proaktive, gestaltende Verwaltung. Sie weiß präzise, was sie erreichen möchte, und kann verlässlich nachvollziehen, ob ihre Maßnahmen greifen und welche Wirkung jeder Euro erzielt. Das bedeutet eine datenbasierte, aber zutiefst menschliche Verwaltung, in der Mitarbeitende ihre Energie nicht in der Pflege von Excel-Wüsten verlieren, sondern sich ganz auf das Voranbringen des Gemeinwesens konzentrieren können.
Für comuneo ist das Ziel klar: Wir wollen uns als die zentrale Plattform für wirkungsorientierte Steuerung im öffentlichen Sektor etablieren – übergreifend von Klimaschutz über Sozialplanung bis zur Haushaltskonsolidierung. Wenn Verwaltungen ihre Wirkung transparent steuern und Bürgerinnen und Bürger nachvollziehen können, warum wo investiert wird, stärkt das im tiefsten Kern das Vertrauen der Menschen in die Handlungsfähigkeit unseres Staates.
Tipps für Gründerinnen und Gründer
Was war die wichtigste Lektion, die ihr beim Gründen im öffentlichen Sektor gelernt habt?
Dr. Katharina von Stauffenberg: Dass man im öffentlichen Sektor nicht gegen die bestehenden Strukturen arbeiten darf, sondern mit ihnen. Als Gründerin oder Gründer neigt man anfangs zu dem Impuls, alles umbrechen zu wollen. Doch die administrativen Strukturen haben gute Gründe: Sie sichern Rechtmäßigkeit, Gleichbehandlung und den verantwortungsvollen Umgang mit öffentlichen Geldern. Die Kunst liegt darin, Innovation so zu gestalten, dass sie diese Werte respektiert und trotzdem echten Fortschritt ermöglicht. Zudem haben wir gelernt, dass Geduld im GovTech-Bereich keine Schwäche ist, sondern eine strategische Kernkompetenz. Es ist ein Weg des kontinuierlichen Neu-Navigierens, auf dem einen die Überzeugung trägt, einen echten Unterschied zu machen.
Welchen Rat würdet ihr Gründerinnen und Gründern geben, die mit ihrer Idee gesellschaftliche Wirkung erzielen und mit öffentlichen Institutionen zusammenarbeiten möchten?
Dr. Katharina von Stauffenberg: Mein wichtigster Rat ist: Versteht die Welt, die ihr verändern wollt, in aller Tiefe, bevor ihr mit einer fertigen Lösung ankommt. Geht in die Verwaltung, führt Gespräche auf Augenhöhe und hört den Menschen vor Ort wirklich zu. Echte gesellschaftliche Wirkung entsteht aus dem präzisen Verständnis für die realen Herausforderungen der Praxis.
Sucht euch zudem Mitstreitende, die andere Stärken mitbringen als ihr selbst. Ein diverses Team ist gerade an der komplexen Schnittstelle von Technologie und öffentlicher Verwaltung unbezahlbar. Und verliert vor allem in zähen Phasen nie den Grund aus den Augen, warum ihr angetreten seid. Uns trägt bis heute die feste Überzeugung, dass ein positiver Wandel im Staat von innen heraus möglich ist und dass es dafür die richtigen Werkzeuge und engagierte Menschen braucht. Das Werkzeug können wir mit comuneo liefern, um den Menschen vor Ort den Rücken zu stärken und ihre Gestaltungsfähigkeit voll zu entfalten.
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